2.   Na czele Działu Administracyjnego, Działu Zbiorów, Działu Edukacyjnego, Samodzielnej Sekcji Informacji,  Promocji i Wydawnictw stoją kierownicy, którzy są wyznaczani i odwoływani przez Dyrektora. Na czele Działu Księgowego stoi Główny Księgowy.

3.   Do realizacji określonych zadań Dyrektor w drodze zarządzenia może powołać zespół stały lub zadaniowy.

4.   Zarządzenie, o którym mowa w ust. 3 określa nazwę, skład, zakres działania zespołu oraz zasady funkcjonowania. Pracami zespołu kieruje koordynator wyznaczony przez Dyrektora.

 

 

§ 4

 

Przy Muzeum działa Rada Muzeum w zakresie określonym w art.11 ustawy o muzeach.

 

 

Rozdział III

Zasady kierowania i zarządzania Muzeum

§ 5

 

1.   Zakres zadań Dyrektora jest określony w Statucie. 

2.   Dyrektora, podczas jego nieobecności, zastępuje Główny Księgowy. Jeśli Główny Księgowy jest nieobecny, Dyrektor, na czas swojej nieobecności, wyznacza spośród pracowników osobę, która go zastępuje.

 

§ 6

1.   Główny Księgowy nadzoruje bieżącą działalnością bezpośrednio podległego mu Działu Księgowego.

2.   Obowiązki i odpowiedzialność Głównego Księgowego określają obowiązujące przepisy prawa, w szczególności ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

1)   planowanie, organizowanie i koordynowanie pracy oraz podnoszenie jakości jej wykonania w podległych komórkach organizacyjnych,

2)   wnioskowanie do Dyrektora w sprawach propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników zajmujących stanowiska pracy w podległych komórkach organizacyjnych; 

3)   wnioskowanie do Dyrektora o zastosowanie sankcji dyscyplinarnych w stosunku do pracowników nieprzestrzegających ustalonych procedur w zakresie dyscypliny finansów publicznych; 

4)   prowadzenie rachunkowości jednostki,

5)   wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

6)   dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

7)   dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

8)   opiniowanie projektów i realizowanych przedsięwzięć gospodarczych oraz przedkładanie w tej sprawie wniosków Dyrektorowi,

9)   badanie efektywności ekonomicznej oraz zgodności planowania i gospodarowania z ogólnymi zasadami rachunku ekonomicznego i racjonalnej gospodarki,

10) ustalanie zasad prawidłowego sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych z uwzględnieniem ochrony mienia Muzeum,

11) nadzór nad bieżącym i prawidłowym prowadzeniem rachunkowości oraz sporządzaniem sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający:

a)   prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,

b)   terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,

c)   monitorowanie stanu bieżącego finansów Muzeum,

12) przygotowywanie sprawozdań finansowych, symulacji, raportów i zestawień na potrzeby Dyrektora oraz Ministra,

13) rozliczanie, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi, przyznanych grantów i dotacji.

 

§ 7

 

1. Pisma dotyczące zakresu działalności Muzeum podpisuje Dyrektor.

2.  Dyrektor może upoważniać imiennie kierowników do podpisywania pism dotyczących zakresu działania kierowanej przez nich komórki organizacyjnej. 

 

 

Rozdział IV

Zakres zadań wewnętrznych komórek organizacyjnych Muzeum

 

§ 8

 

1.   Kierownicy komórek organizacyjnych kierują samodzielnie powierzoną im komórką 
i odpowiadają przed Dyrektorem za całokształt pracy komórki.

2.   Kierownicy komórek organizacyjnych otrzymują polecenia służbowe od Dyrektora.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych są uprawnieni do wydawania poleceń służbowych podległym sobie pracownikom.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy z Dyrektorem, Głównym Księgowym, innymi kierownikami komórek organizacyjnych Muzeum oraz powoływanymi przez Dyrektora zespołami zadaniowymi.

5. W uzasadnionych przypadkach, Dyrektor może zlecić komórkom organizacyjnym zadania spoza ich zakresu zadań.

 

§ 9

Zakresy zadań komórek organizacyjnych Muzeum ustalone są w sposób następujący:

1.   Do zadań Działu Administracyjnego należy: 

a)   realizowanie działań związanych z utrzymaniem mienia, administracją, zapewnieniem administracyjnej obsługi biura w Muzeum,

b)   przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Muzeum,

c)   opracowywanie planu zamówień publicznych

d)   prowadzenie gospodarki materiałowej, w szczególności ewidencjonowanie środków trwałych oraz nadzór nad zaopatrzeniem Muzeum,

e)   prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Muzeum,

f)    koordynacja obiegu dokumentów w instytucji, w tym szczególności prowadzenie rejestrów pism i umów oraz prowadzenie i aktualizacja bazy kontaktów Muzeum,

g)   projektowanie i optymalizacja wewnętrznych procesów organizacyjnych,

h)   monitorowanie i raportowanie ryzyk związanych z działalnością Muzeum,

i)    obsługa organizacyjna posiedzeń Rady, 

j)    koordynacja współpracy z zewnętrzną kancelarią prawną prowadzącą obsługę prawną Muzeum,

k)   prowadzenie gospodarki materiałowej oraz spraw związanych z zaopatrzeniem Muzeum w sprzęt, wyposażenie, materiały biurowe oraz usługi z zakresu obsługi administracyjno-gospodarczej,

l)    dokonywanie naliczeń amortyzacji we współpracy z Działem Księgowym

m)  przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych Muzeum

n)   prowadzenie spraw związanych z ewidencją i gospodarowaniem rzeczowymi składnikami majątkowymi pozostającymi w zarządzie Muzeum

o)   przygotowywanie sprawozdania ze stanu kontroli zarządczej we współpracy z Głównym Księgowym i innymi komórkami organizacyjnymi Muzeum

p)   realizacja obsługi informatycznej Muzeum, w szczególności w zakresie:

-    pomocy w doraźnych problemach informatycznych,

-    utrzymania i konserwacji sprzętu, sieci i systemów informatycznych,

-    usług programistycznych,

2.   Do zadań Działu Księgowego należy:

a)    sporządzanie projektu planu finansowego Muzeum,

b)   potwierdzanie zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym Muzeum,

c)    wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

d)   prowadzenie ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych,

e)    dokonywanie kontroli dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym,

f)    prowadzenie spraw kadrowych

g)   sporządzanie dokumentacji płacowej,

h)   nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP, w tym organizowanie szkoleń BHP dla pracowników,

i)    rozliczanie kosztów krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych,

j)    sporządzanie sprawozdań,

k)   analizowanie i ustalanie prawidłowości rozliczeń z kontrahentami oraz prowadzenie windykacji należności,

l)    inwentaryzacja środków pieniężnych oraz współpraca z Działem Administracyjnym przy inwentaryzacji składników majątkowych Muzeum

2.     Do zadań Działu Zbiorów należy:

a)   pozyskiwanie zbiorów i budowanie kolekcji muzealnych;

b)   katalogowanie, opracowywanie naukowe i udostępnianie zbiorów;

c)    przeprowadzanie kwerend w zbiorach muzealnych;

d)   udział w opiece, nadzorze oraz zabezpieczaniu zbiorów Muzeum, w zakresie odpowiedzialności merytorycznej; działu;

e)   nadzór nad prawidłową działalnością w zakresie magazynowania zbiorów Muzeum, w zakresie odpowiedzialności merytorycznej działu;

f)    nadzór, w zakresie odpowiedzialności merytorycznej działu, nad stanem obiektów eksponowanych na wystawie stałej oraz wystawach czasowych Muzeum, a także wypożyczonych na zewnątrz;

g)   sporządzanie projektów planów finansowych Działu oraz sprawdzanie ich realizacji;

h)   udzielanie konsultacji oraz kontrola pracowników merytorycznych działów Muzeum w zakresie dotyczącym zasad prowadzenia dokumentacji ewidencyjnej zbiorów; 

i)    nadzór inwentaryzatorski nad prawidłowym magazynowaniem zbiorów Muzeum;

j)    zgodny z obowiązującymi przepisami nadzór nad ruchem muzealiów w zakresie objętym wewnętrznymi zarządzeniami Dyrektora; 

k)   sporządzanie sprawozdań w zakresie zbiorów Muzeum;

l)    uzgadnianie stanu ilościowo-wartościowego zbiorów z Działem Administracyjnym;

m)   nadzór nad prawidłowym sporządzaniem dokumentacji nabycia obiektów do zbiorów Muzeum we współpracy z innymi Działami;

n)   przygotowywanie projektów umów oraz zarządzeń w zakresie wskazanym przez Dyrektora pozostających w związku z działalnością Działu;

o)   realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora.

3.     Do zadań Działu Edukacyjnego należy:

a)   opracowywanie koncepcji działań edukacyjnych Muzeum, zarówno w budynku Muzeum, jak i w przestrzeni wokół Muzeum;

b)   organizowanie przedsięwzięć edukacyjnych na terenie Muzeum i poza nim, w szczególności lekcji muzealnych, wykładów otwartych, konferencji popularnonaukowych, konkursów;

c)   opracowywanie pakietów edukacyjnych, scenariuszy lekcji muzealnych, historycznych gier oraz wydawnictw edukacyjnych

d)   troska o bezpieczeństwo obiektów, eksponatów

e)   utrzymanie porządku i estetycznego wyglądu ekspozycji

f)    organizacja zwiedzania i sprawowanie nadzoru nad ruchem zwiedzających,

g)   prowadzenie badań naukowych oraz dokumentacyjnych dotyczących żołnierzom podziemia niepodległościowego po II wojnie światowej oraz więźniom politycznym PRL,

h)   współpraca z instytucjami i placówkami badawczymi;

i)    przygotowywanie publikacji naukowych

j)    organizowanie przedsięwzięć edukacyjnych poza terenem Muzeum, w szczególności upamiętniania wydarzeń historycznych, projektów terenowo–historycznych, rajdów pieszych;

k)   współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Muzeum;

l)    sporządzanie projektów planów finansowych realizowanych zadań oraz sprawdzanie ich realizacji; 

m)  przygotowywanie projektów umów oraz zarządzeń w zakresie wskazanym przez Dyrektora pozostających w związku z działalnością Działu;

n)   realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora.

4.     Do zadań Sekcji Edukacyjnej należy:

a)     opracowywanie koncepcji działań edukacyjnych Muzeum, zarówno w budynku Muzeum, jak i w przestrzeni wokół Muzeum

b)     organizowanie przedsięwzięć edukacyjnych na terenie Muzeum i poza nim, w szczególności lekcji muzealnych, wykładów otwartych, konferencji popularnonaukowych, konkursów;

c)   organizowanie przedsięwzięć edukacyjnych poza terenem Muzeum, w szczególności upamiętniania wydarzeń historycznych, projektów terenowo–historycznych, rajdów pieszych;

5.     Do zadań Sekcji Naukowej należy:

a)   prowadzenie badań naukowych oraz dokumentacyjnych dotyczących żołnierzom podziemia niepodległościowego po II wojnie światowej oraz więźniom politycznym PRL,

b)   współpraca z instytucjami i placówkami badawczymi;

c)   przygotowywanie publikacji naukowych;

d)   nadzór naukowy nad przygotowywanymi wystawami oraz tworzenie opracowań i ekspertyz na potrzeby organizowanych wystaw;

e)   organizacja sesji i konferencji naukowych;

f)    prowadzenie działalności dokumentacyjnej;

g)   uczestniczenie w kontroli merytorycznej stanu zachowania wystawy głównej;

h)   sporządzanie projektów planów finansowych realizowanych zadań oraz sprawdzanie ich realizacji; 

i)    przygotowywanie projektów umów oraz zarządzeń w zakresie wskazanym przez Dyrektora pozostających w związku z działalnością Działu;

j)    realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora;

7.     Do zadań Sekcji Obsługi Ekspozycji należy: 

a)     troska o bezpieczeństwo obiektów, eksponatów,

b)     utrzymanie porządku i estetycznego wyglądu ekspozycji,

c)     organizacja zwiedzania i sprawowanie nadzoru nad ruchem zwiedzających,

d)     przyjmowanie zgłoszeń grup zorganizowanych ich rejestracja i obsługa zwiedzania ekspozycji przez grupy,

e)     obsługa sprzętu audiowizualnego oraz multimediów na ekspozycji, odpowiedzialność za jego stan oraz kontakt z serwisem. 

f)      sporządzanie projektów planów finansowych realizowanych zadań oraz sprawdzanie ich realizacji; 

g)     przygotowywanie projektów umów oraz zarządzeń w zakresie wskazanym przez Dyrektora pozostających w związku z działalnością Działu;

h)     realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora;

8.     Do zadań Samodzielnej Sekcji Informacj, Promocji i Wydawnictw należy:

a)   redakcja biuletynu „Rakowiecka 37”,

b)   redakcja strony internetowej Muzeum,

c)   redakcja konta Muzeum w serwisie facebook,

d)   kontakt z mediami,

e)   przygotowanie wydawnictw edukacyjnych.

8.     Do zadań osoby piastującej Samodzielne Stanowisko ds. projektów plastycznych należy:

a)    projektowanie i wykonanie aranżacji plastycznych wystaw w Muzeum,

b)    opracowanie plastyczne plakatów, zaproszeń i innych druków ulotnych; 

c)   zapewnienie i dbałość o wysoki poziom informacji wizualnej na terenie i w obiektach Muzeum.

9.   Do zadań osoby piastującej stanowisko Pełnomocnika ds. inwestycji należy:

a)   opracowywanie wieloletnich i rocznych planów remontów, inwestycji i modernizacji obiektów Muzeum zgodnie z obowiązującymi przepisami i pozyskanymi środkami finansowymi;

b)   udział w okresowych przeglądach stanów technicznych obiektów Muzeum;

c)   opiniowanie analiz ekonomicznych przedsięwzięć inwestycyjnych;

d)   przygotowanie dokumentacji modernizacji budynków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i zamawianie wykonawstwa robót;

e)   przygotowanie przetargów na wykonanie zadań inwestycyjnych, robót remontowo budowlanych

i prac projektowych, w tym:

-    opracowanie kompletu materiałów niezbędnych do udzielenia zamówień,

-    prowadzenie pełnej dokumentacji całości procedury o udzielenie zamówień

-    publicznych zgodnie z obowiązującą ustawą o zamówieniach publicznych,

-    udział w formułowaniu ogólnych i szczegółowych warunków treści umowy,

-    obowiązek konsultacji dokumentów prawnych,

-    uzyskiwanie decyzji i zezwoleń warunkujących prace remontowo-inwestycyjne, wymaganych przez prawo budowlane;

-    prowadzenie bieżącej ewidencji kosztów działań remontowych i inwestycyjnych;

-    udział w odbiorach robót;

-    prowadzenie spraw związanych z opracowaniem przez biura projektowe

-     dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz zlecanie nadzorów autorskich;

10. Do osoby obsługującej Sekretariat należy:

a)   prowadzenie akt spraw związanych z całokształtem działalności Muzeum nienależących do innych komórek organizacyjnych, 

b)   odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów przychodzących do Muzeum i wychodzących z Muzeum zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej, 

c)   odpowiedzialność za sprawny przepływ informacji pomiędzy Dyrektorem i pracownikami,

d)   organizacja spotkań pracowników Muzeum i innych osób z Dyrektorem, 

e)   prowadzenie rejestrów czynności służbowych.

11. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Muzeum jest pracownik Muzeum lub usługodawca zewnętrzny.

12. Powołania i odwołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych dokonuje Dyrektor w drodze zarządzenia.

13. Do zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy w szczególności:

a)   informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz innych przepisów Unii Europejskiej lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,

b)   monitorowanie przestrzegania rozporządzenia określonego w pkt. 1, innych przepisów Unii Europejskiej lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,

c)   udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia określonego w pkt. 1,

d)   współpraca z organem nadzorczym,

e)   pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia określonego w pkt. 1 oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach,

f)    pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia,

g)   prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności,

h)   szkolenie wstępne i okresowe pracowników z zakresu ochrony danych.

14. Do zadań wszystkich komórek organizacyjnych należy:

a)     planowanie pracy komórki organizacyjnej, monitorowanie i raportowanie ryzyk związanych z realizowanymi działaniami,

b)     raportowanie stanu realizacji powierzonych zadań,

c)     prowadzenie sprawozdawczości merytorycznej dotyczącej realizowanych działań,

d)     gromadzenie dokumentacji związanej z realizowanymi działaniami,

e)     współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Muzeum, zgodnie ze Statutem, Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa,

f)      przygotowywanie umów zawieranych przez Muzeum,

g)     koordynacja i nadzór nad realizacją zadań zleconych do wykonania podmiotom zewnętrznym,

h)     rozliczanie grantów i dotacji przyznanych na projekty realizowane w ramach komórki organizacyjnej,

i)      monitorowanie prowadzonych działań pod kątem merytoryczno-finansowym, na potrzeby wewnętrznych raportów i zestawień.

Rozdział V

Obowiązki pracowników komórek organizacyjnych

§ 10

1.     Do podstawowych obowiązków pracowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1)   wykonywanie powierzonych zadań gospodarnie, terminowo, sumiennie, sprawnie i bezstronnie, z poszanowaniem zasad poufności oraz bezpieczeństwa danych, w szczególności osobowych,

2)   wykonywanie poleceń Dyrektora,

3)   przestrzeganie przepisów prawa, wewnętrznych aktów normatywnych oraz ustalonego w Muzeum porządku,

4)   przestrzeganie przepisów dotyczących dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,

5)   dbałość o mienie Muzeum oraz podejmowanie wszelkich działań, które zapobiegną powstaniu szkód,

6)   zachowywanie się z godnością w trakcie pełnienia obowiązków służbowych,

7)   podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie umiejętności.

 

Rozdział VI

Postanowienia końcowe

 

§ 11

Integralną częścią Regulaminu jest schemat organizacyjny (załącznik).

 

§ 12

Regulamin niniejszy obowiązuje wszystkich pracowników Muzeum i wchodzi w życie z dniem wskazanym w Zarządzeniu Dyrektora w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Muzeum.